O módulo de estoque e custos no sistema ERP TOTVS Protheus serve para gerenciar todas as informações relacionadas aos estoques e custos da empresa. Com esse módulo, é possível controlar as movimentações de entrada e saída de mercadorias, realizar inventários, gerenciar a reposição de estoque e definir a política de estoque mínimo e máximo.
Além disso, o módulo de estoque e custos permite controlar os custos de produção, incluindo a gestão de ordens de produção, custos de matéria-prima, mão de obra, entre outros. Essas informações são fundamentais para a tomada de decisões e para a definição de preços de venda, pois permitem conhecer com precisão os custos envolvidos na produção e no armazenamento de produtos.
O módulo de estoque e custos é essencial para a gestão eficiente de uma empresa, especialmente para aquelas que trabalham com produção ou comercialização de produtos. Ele permite o controle total sobre o estoque e os custos, o que pode ajudar a reduzir despesas, evitar perdas e aumentar a rentabilidade do negócio.
Abaixo estão as rotinas que você deverá colocar uma atenção na hora de implantar o módulo de estoque no Protheus:
Amarração Produto x Fornecedor
Armazena informações referentes a relação dos produtos com seus respectivos fornecedores.
As Informações são utilizadas pelo sistema Protheus para avaliação das especificações de um fornecedor para um determinado produto.
Menu: Atualizações->Cadastros->Produto->Amarração de Produto x Fornecedor
Unidade de Medida
A Unidade de Medida Padrão é a que será utilizada em todos os movimentos, desde a compra até a venda. (Revisão se existirá sanitização do cadastro)
Menu: Atualizações->Cadastros->Produto->Unidade de Medida
Locais de Estoque
Armazém nada mais é do que um cadastro que indica um endereço de estoque no sistema, onde as separações são feitas para cada tipo de produto.
Checar com o responsável se todos os locais de estoque estão organizados da forma que é necessária e se necessita de manutenção extra.
Menu: Atualizações->Cadastros->Produto->Locais de Estoque
Cadastro de Produtos
São definidos os tipos de produtos, MP (matéria prima), PA (produto acabado), BN (beneficiamento), ME (Mercadoria), unidade de medida de produto definida, ou armazém padrão do produto, grupo de estoque, definido também controle de segunda unidade de medida. Será feita uma revisão com o usuário-chave.
Após ativação do controle de localização para um produto, sempre que realizada a entrada em estoque deste produto, a quantidade de entrada deverá ser endereçada nos locais disponíveis cadastrados anteriormente. Este endereçamento deverá ser realizado através da rotina de Endereçamento.
Menu: Atualizações -> Movimentações -> Internas -> Endereçamento -> Endereçar.
Revisar campos no cadastro de produtos para habilitar controle de endereçamento.
Para o controle de localização de um produto que já possui saldo em estoque é necessário realizar a distribuição deste saldo ao(s) endereço(s). Para isto deve-se utilizar o programa Criar Sld. no End.
Menu: Atualizações -> Movimentações -> Internas -> Endereçamento -> Criar Sld. no End.
Grupo de Produtos
Os produtos estão reunidos em grupos, se torna mais prático selecioná-los nas operações de processamento, geração de consultas e emissão de relatórios e até mesmo a identificação de produtos que necessitam de tratamentos específicos, como por exemplo, cuidados especiais de manipulação, condições de armazenamento e embalagens apropriadas.
Revisar organização dos grupos com o usuário-chave e caso haja mudança criar plano para a mudança
Menu: Atualizações->Cadastros->Produto->Grupo de Produtos
Tipos de Movimentações
Os movimentos de materiais em estoque podem ser definidos como as operações de entrada e saída de um material em um armazém. Estes movimentos podem ocorrer durante a produção de determinado produto, na entrada ou saída de documentos fiscais (externas), na transferência entre armazéns etc.
Orientação sobre os códigos de movimentação (como identificar o tipo de movimentação e a finalidade)
Indicadores de Produtos
O Indicador de Produtos pode ser utilizado para atender empresas que possuem várias filiais no Sistema e têm dificuldade de utilizar a Tabela de Produtos compartilhada entre elas, pois determinadas informações são específicas de cada filial, não sendo funcional compartilhar todo o arquivo.
Esta orientação quanto ao uso do cadastro é importante para a implantação do estoque nas demais filiais. Caso necessário utilizar a rotina, criar um plano de ação para este cadastro junto ao usuário-chave.
Menu: Atualizações->Cadastros->Produto->Indicadores
Rotinas Iniciais
Saldos Iniciais
Por meio dos saldos iniciais pode-se controlar cada item do estoque em quantidade e valor.
Este item do projeto considera o processo “saldo inicial” para quando existir produto novo com Controle de Lote, o qual deverá ser instruído e validado com o usuário-chave.
Menu: Atualizações->Saldos->Inicial
Saldos em Estoque
Trabalha como uma consulta aos saldos físicos e financeiros dos itens que tiveram movimentação de estoque, dados sobre empenhos, data do último inventário, endereçamento e saldo para endereçar e outros.
Permite incluir ou alterar o custo médio da a mão-de-obra, caso não queira utilizar a valorização automática executada pela rotina de Recálculo do Custo Médio, onde é apurado o valor de rateio do centro de custo associado à mão-de-obra. Neste caso, o produto deve ter o código MOD + Centro de Custo.
Orientação quanto ao uso da rotina e validação com o usuário-chave se todos os itens acima estão em pleno uso.
Menu: Atualizações->Saldos->Atual
Movimentações
Movimentações – Simples (Descontinuada)
Movimentações – Múltiplas: A rotina de Movimentação Interna Modelo 2 ou Movimentação múltipla , possui como diferencial a possibilidade de lançar vários itens no mesmo documento.
O objetivo é agilizar a operação de digitação dos movimentos a serem realizados, divido em 2 grandes grupos principais:
– Baixa de insumos para uma ordem de produção;
– Baixa de material de consumo para uma solicitação ao armazém;
Menu: Atualizações->Movimentações->Internas->Movimentação Múltipla
Movimentações – Transferência Simples (Descontinuada)
Movimentações – Transferência Múltiplas: Permite a manipulação dos saldos em estoque entre os armazéns e códigos. Na transferência de armazéns, o usuário deve informar o armazém de saída e o de destino. As movimentações geradas nesta transação são valorizadas pelo custo médio do produto transferido.
Menu: Atualizações->Movimentações->Internas->Transferência Múltipla
Documento de Entrada
O documento de entrada representa a inserção dos dados referentes aos materiais que são adquiridos pela empresa, gerando a tributação no módulo Livros Fiscais, incluindo quantidades em estoque e consequentemente gerar um título a pagar ao fornecedor.
Considerar a orientação do uso da rotina de Pré-Nota.
Revisar o conceito de estoque no documento de entrada.
Menu: Atualizações->Movimentações->Fiscais->Documento de Entrada
Solicitações ao armazém
A Solicitação ao armazém permite gerar requisições de materiais (pré-requisições), não vinculadas a uma Ordem de produção. Também controla os produtos solicitados por um determinado departamento ou usuário ao armazém. O Sistema permite o acompanhamento dos saldos, quantidades e compra do material.
- SA – Processo de Solicitações ao Armazém
- SA – Solicitar ao Armazém
- SA – Liberar Solicitações
- SA – Gerar Pre-requisições
- SA – Baixar Pre-requisições
Menus: Diversos exigidos para comtemplar o processo descrito acima
Endereçamento
O controle de localização pode ser utilizado por empresas que criam em seus armazéns subdivisões para facilitar a localização dos itens, como por exemplo: Ruas, Corredor, Prateleiras e etc.
Considerar que a etapa dos ajustes referentes ao cadastro de produtos estejam feitos.
O endereçamento impactará também nos processos de saída. Desta forma é importante considerar os possíveis processos de faturamento e movimentação que utilização o par armazém/endereço.
Menu: Atualizações->Cadastros->Endereçamento->Endereços
Menu: Atualizações->Movimentações->Internas->Endereçamento->Endereçar
Controle de lote
O Controle de Lote consiste na possibilidade de rastreio de um produto ou grupo de produtos de ponta a ponta, ou seja, desde o seu saldo inicial, suas entradas, saídas e por fim, o seu saldo final. Desta forma ganha-se em controle eficiente dos produtos pertencentes ao lote.
Este item consiste na parametrização, validação e orientação sobre o processo e conceito de controle de lote com o usuário-chave.
Menu: Diversos menus para contextualizar o processo e capacitar
Manutenção de Lotes
Permite pesquisar e visualizar lotes já existentes e incluir/excluir lotes novos (somente lotes incluídos manualmente poderão ser excluídos). A inclusão de lotes deve ser utilizada quando um produto com saldo em estoque e sem controle de rastreabilidade passa a utilizar este controle. (Este item é complemento do item anterior, Controle de Lote, onde se faz mais específico para manipular os lotes vigentes)
Menu: Atualizações->Movimentações->Internas->Rastreabilidade->Manutenção
Consumo e Indicador/ Lote econômico/ Periodicidade/ Consumo Médio
Informa a quantidade ideal para se produzir ou comprar toda vez que se fizer necessário, sendo calculado em função do consumo médio mensal e da periodicidade de compra ou produção dos produtos classificados pela curva ABC.
Auxiliará a empresa na geração de indicadores importantes em cima do Consumo do seu Estoque. Através desta rotina, pode-se obter dados como: Consumo mensal por pesos ou pela tendência, calcular o Lote Econômico, Ponto de Pedido e Classificação ABC.
LE = CM x PA
em que:
CM = Consumo Médio
PA = Periodicidade de Aquisição
Este item consiste na parametrização, validação e orientação sobre o processo e conceito de controle de lote com o usuário-chave.
Menu: Diversos menus para contextualizar o processo e capacitar
Custo de reposição (Custo Standard)
Custo de reposição é o custo aproximado para repor o material na data atual.
– Custo de compra (para quando produtos comprados)
– Soma do custo dos componentes (para quando produtos fabricados)
Verificar parametrização de TES (F4_UPRC) para os casos e validar o custo gerado no campo do valor.
Validar valores ao longo de um período de movimentação, verificando se o cálculo está aderente.
Atualizações->Miscelânea->Cálculos->Custo de Reposição
Estoque máximo
Este programa tem o objetivo de recalcular o estoque máximo de todos os itens do estoque. Será feita analise do histórico de vendas do período desejado e, com estas informações, será feito o cálculo do estoque máximo.
Menu: Atualizações->Miscelânea->Cálculos->Estoque Máximo
Prioridades Lote FEFO (First Expire First Out)
O controle utilizado para escolha do lote é FEFO (First Expire First Out), se ao preencher no pedido um produto com lote e não informar o lote na linha do item, ele irá buscar o próximo lote a vencer e preencher no pedido.
Sendo assim se o primeiro lote estiver vencendo primeiro que os demais, o sistema irá trabalhar da forma que deseja, mas irá depender do vencimento do lote.
O item consiste na validação do Pedido de Venda quanto a escolha automática do lote.
Importante verificar a consistência de Uso de Lote e Endereçamento no Faturamento
Menu: Diversos menus relacionados aos lotes, incluindo Pedido de Vendas
Rotinas Esporádicas ou Mensais
Inventário – Processo de Inventário
Permite corrigir as diferenças dos saldos de produtos em estoque de forma adequada.
Esta forma de controle utiliza a recontagem dos produtos físicos, confrontando os resultados obtidos entre a contagem e os saldos fornecidos automaticamente pelo Sistema, permitindo controles para o Saldo de Produtos.
- Inventário – 1 – Lista de Produtos
- Inventário – 2 – Inventário
- Inventário – 3 – Conferência
- Inventário – 4 – Processamento de Inventário
Validar Exclusão de Inventário, Consultas, Bloqueio do Inventário
Fechamento de estoque
Processo para realizar o roteiro de fechamento de estoque
- Fechamento – 1 – Processo de Fechamento de Estoque
- Fechamento – 2 – Recálculo Custo Entrada
- Fechamento – 3 – Refaz Saldos
- Fechamento – 4 – Saldo Atual para Final
- Fechamento – 4 – Custo Médio
- Fechamento – 5 – Conferência de Resultados
- Fechamento – 6 – Virada de Saldos Revisar os passos do fechamento
Consultas/Relatórios
Consulta Saldo por Endereço
Permite visualizar o saldo em estoque dos produtos que utilizam controle de endereçamento, dividido por endereço, número de série, lote, e sublote
Menu: Consultas->Endereçamento->Saldo por Endereço
Consulta Lote x Endereço
Permite visualizar e gerar consulta de produtos por lote/localização/bloqueio
Menu: Consultas->Endereçamento->Lote x Endereço
Consulta Posição de Solicitações ao Armazém
Permite ao usuário verificar a posição das solicitações ao armazém geradas.
Nesta consulta, são apresentados: número da solicitação, solicitante, data de emissão, produto, quantidade solicitada, saldo em aberto, saldo disponível para entrega, quantidade em solicitação de compras, situação da solicitação ao armazém (solicitação de compra em aberto, solicitação já entregue, etc.), número da solicitação de compra gerada, número da requisição do estoque, data de necessidade, ordem de produção (caso produto com estrutura de fabricação – PA), centro de custo, conta contábil, etc.
Menu: Consultas->Cadastros->Posição das Solicitações ao Armazém
Relatório Posição das Solicitações ao Armazém
Emite as posições das solicitações ao armazém
Menu: Relatórios->Análises->Posição das Solicitações ao Armazém
Relatório de Controle das SA’s
Emite a listagem da posição das pré-requisições geradas pelas solicitações ao armazém (SAs).
Menu: Relatórios->Análises->Controle das SA’s
Relatório Saldos Iniciais
Emite os dados do cadastro de saldos iniciais dos produtos em estoque e exibe o saldo no início do período (normalmente mês). Efetua o cálculo do custo médio e faz o acerto do saldo atual.
São impressos os seguintes dados: código do produto, armazém, quantidade inicial mês, quantidade inicial mês na segunda unidade de medida, saldo inicial mês na moeda nacional, saldo inicial mês na segunda moeda, saldo inicial mês na terceira moeda, saldo inicial mês na quarta moeda, saldo inicial mês na quinta moeda, moeda do custo standard, etc.
Menu: Relatórios->Saldos->Iniciais
Relatório Em Estoque Analítico
Emite o relatório que contém informações da posição do estoque, por armazém, de cada produto, inclusive dos custos.
Menu: Relatórios->Saldos->Em Estoque Analítico
Relatório Em Estoque Sintético
Emite o relatório que permite visualizar os saldos em estoque, por armazéns, de todos os produtos cadastrados.
Menu: Relatórios->Saldos->Em Estoque Sintético
Com base no que foi exposto acima, pode-se concluir que o módulo de estoque e custos é um componente crucial do sistema ERP TOTVS Protheus, que auxilia empresas de diversos segmentos a gerenciarem suas operações relacionadas ao estoque e aos custos. Ao permitir um controle preciso sobre as movimentações de estoque e os custos de produção, o módulo pode contribuir para a tomada de decisões estratégicas e para a melhoria da rentabilidade do negócio. Sendo assim, é fundamental que empresas que trabalham com estoque e produção considerem a utilização desse módulo em seu sistema ERP.
Fernando Bueno
Atuando desde 2005 no mercado de tecnologia, desenvolvendo e implantando e sistemas gerenciais, sistemas e sites web e ecommerce.
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