A implementação de um sistema ERP é uma das tarefas mais caras, demoradas e complicadas que um departamento de TI pode assumir. O potencial de atrasos e despesas inesperadas espreita a cada esquina. Para ajudar a evitar erros caros, existem alguns casos que executivos de TI, fornecedores de ERP e consultores de tecnologia aconselham sobre como evitar que a implantação se torne um pesadelo.
Custando centenas de milhares de reais a milhões de reais, e necessitando centenas de horas/homem para implementar, os ERP’s exigem enormes investimentos em dinheiro, investimentos de recursos e tempo. E enquanto uma implementação de ERP bem sucedida pode ajudar nos seus custos de fluxo de trabalho, uma implementação de ERP mal planejada e implementada pode severamente aumentar os custos, em termos de perda de produtividade e atrasos.
Para ajudar a garantir sua implementação seja um sucesso, ou pelo menos para minimizar possíveis problemas, diversos especialistas de ERP (executivos de TI, consultores e fornecedores de ERP), descrevem os erros mais comuns relacionados com o ERP e como evitar os possíveis problemas. Os 7 problemas mais citados seguem abaixo.
Então fique aí e talvez o último seja um dos mais críticos, ou seja, quando tudo é feito sem pensar e você acaba gastando dinheiro no lugar errado
#1:. Falta de planejamento
O planejamento é absolutamente necessário se você quiser que o seu projeto de ERP tenha sucesso. Muitas organizações não fazem o planejamento antecipado, o suficiente, antes de começar a avaliar um software ERP. Isso muitas vezes leva a uma confusão na estrada, porque eles podem não compreender totalmente os seus processos atuais e como evoluí-los para maximizar os benefícios do negócio e ter mais eficiência.
Para resolver este problema, as organizações devem realizar uma auditoria interna de todos os seus processos e políticas antes de escolher um sistema ERP. Além disso, deve-se montar uma equipe de avaliação composta por partes interessadas de toda a empresa. E, se você sentir que você não tem a capacidade interna para avaliar adequadamente os sistemas de ERP, considere a contratação de um terceiro com know-how no assunto, ou consultor independente de algum fornecedor de sistema, que tem experiência na implementação de soluções desse tipo em empresas de seu setor.
# 2:. Não ter as pessoas certas na equipe desde o início
Muitas vezes, as organizações não trazem as pessoas certas desde o início para uma implementação de ERP. Implantação de ERP é um dos maiores projetos que uma organização pode realizar e, consequentemente, os erros podem ser cometidos e planos podem não ser cumpridos se as partes interessadas certas não estiverem envolvidas em todos os aspectos do processo de tomada de decisão. Por exemplo, muitas organizações se concentram em obter aprovação executiva, em vez de reunir os principais participantes de toda a organização, de finanças, operações, manufatura, compras, e armazém, além de TI.
O benefício disso? Os funcionários que estão ativamente envolvidos com a implementação do ERP, que terão uma preocupação em fazê-lo direito, desde o início.
# 3: Não definição de prioridades
Ao implementar um sistema ERP, a única coisa mais importante que podemos fazer para minimizar (ou mitigar) os atrasos e acelerar o tempo de conclusão é não ser multi-tarefa. As pessoas trabalham muito mais lentamente quando estão fazendo malabarismos com múltiplas tarefas e constantemente mudando a linha de base a se seguir. Portanto, a criação de um sistema de prioridades deve ser uma preocupação para os gestores de TI. O sistema de prioridade não só deve indicar quando fazer as tarefas, mas também deve fornecer aos gerentes as questões prioritárias. Além disso, os gestores de implantação de ERP precisam implementar um processo de resolução de problemas rigoroso, para agir de acordo com esses os sinais e remover problemas imediatamente, a fim de evitar atrasos.
# 4:. Não investir em treinamento e gestão da mudança
A falta de formação adequada é uma das razões mais comuns pelas quais os projetos ERP falham, e que também pode resultar em funcionários ressentidos com o novo sistema, porque eles não entendem isso.
Assegurar que os funcionários tenham a oportunidade de tornarem-se confortáveis com o novo sistema antes de entrar em produção vai realizar maravilhas para sua empresa e aumentará as suas chances de sucesso no ERP. Se você não fizer capacitação e tiver comunicação regular com usuários, você vai acabar possuindo uma versão muito cara de Excel.
# 5:. Subestimar a importância de dados precisos
O sistema ERP é só tão bom quanto os dados que estão nele. Então, se você quer que sua aplicação ERP tenha sucesso, é importantíssimo que os parâmetros de programação adequada e processuais sejam postas em prática (desde o início) para minimizar a probabilidade de erros.
# 6:. Não “acabar” com aplicações legadas
Se organizações não trabalharem ativamente para desativar com as aplicações durante a execução, o resultado final é um ERP com todas as aplicações originais penduradas nele. O resultado final é um outro pedaço de software que você está pagando manutenção e suporte, pagando por hardware e upgrades, quando o ponto principal de obter um sistema de ERP foi para agilizar o fluxo de trabalho e reduzir custos e desperdícios.
# 7:. Não ter uma estratégia de manutenção
Os clientes que não realizam manutenção preventiva não estão tirando proveito do seu investimento em ERP. Ao não aplicar a manutenção, os seu sistema vai rapidamente tornar-se obsoleto (a partir de uma perspectiva técnica) assim como seus processos de negócios. Além disso, é importante para manter o kernel atualizado, com as mudanças legais corretas aplicadas para evitar potenciais problemas fiscais/tributários, e com melhorias na tecnologia aplicada.
Conclusão
Em outras palavras, pode-se dizer, que mesmo durante a implementação de um Sistema de gestão, é possível perceber a adequação dos processos aos referenciais normativos, bem como as melhorias contínua dos processos, resultando em aumento de produção e redução de recursos. A implementação de um SG bem organizado e estruturado é capaz de oferecer benefícios incalculáveis as organizações.
Fernando Bueno
Atuando desde 2005 no mercado de tecnologia, desenvolvendo e implantando e sistemas gerenciais, sistemas e sites web e ecommerce.
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